CureTrack levert UMCG logistieke efficiency op basis van real time data

20 March 2017

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is in 2015 begonnen met de implementatie van CureTrack, een slim automatiseringsconcept van RePoint uit Heerenveen, gespecialiseerd in logistieke processen in de zorgverlening. Het RTLS systeem (Real Time Location System) levert real time gebruiksdata om logistieke stromen van medische hulpmiddelen efficiënt en patiëntgericht aan te sturen. Belangrijkste winst: economischer voorraadbeheer, vermindering van zoektijden, verlaging operationele kosten en borging van schoonmaak-en onderhoudsprocedures. Na de implementatie voor alle nieuw aangeschafte bedden is het UMCG onlangs gestart met de vervolgimplementatie van de infuuspompen. Hiermee optimaliseert het UMCG de efficiency, veiligheid en hygiëne rond de inzet van mobiele medische hulpmiddelen.

CureTrack: snelle ROI dankzij laagdrempelige real time data techniek

‘Ieder bed dat een kamer of afdeling verlaat, moet conform de procedures zijn schoongemaakt en gekeurd.’ Dat was het criterium op basis waarvan het UMCG in 2015 koos voor RePoint. Met als technische kenmerken:

  • Eenvoudig te realiseren mesh-netwerk met bereik over gehele afdeling in plaats van relatief storingsgevoelige Wi-Fi-toepassingenmet veel netwerk punten en slecht bereik

  • Enkele lokale gateways (afdelingsniveau), aangesloten op centrale server

  • RTLS nodes (Real Time Location System), voorzien van batterijen met extreem lange levensduur

  • Geen interferentie met andere ziekenhuisapparatuur

  • Design afgestemd op hoge hygiëne-eisen (WIP, waterdicht, geen scherpe hoeken, onderhoudsvriendelijk)

  • Beveiliging op extreem hoog niveau aangezien het systeem draait in het netwerk van het ziekenhuis

  • Dashboard (app) toegankelijk via smartphone en/of scanner

  • Compatible met bestaande facility management platforms als Ultimo en Planon


‘Voor ons was een belangrijk voordeel dat CureTrack dankzij de bescheiden infrastructurele kosten en de lange levensduur van de batterijen kleinschalig geïmplementeerd kan worden, waardoor de terugverdientijden kort zijn.’

De UMCG-praktijk

Bij het UMCG bewaken we per uniek bed de locatie, de status van de jaarlijkse keuring, eventuele storingen en alles choonmaakroutines. In samenhang met het dashboard, waarop iedereen die bij het logistieke proces betrokken is kan inloggen, levert dat een volledig geautomatiseerd beheer-, onderhouds-en kwaliteitssysteem op. De nu nog veel voorkomende kans dat bedden niet te lokaliseren zijn en daardoor buiten de verplichte onderhoudscyclus vallen, is verleden tijd. De regie over het proces ligt op de werkvloer, dichtbij de patiënt, voor wie de kwaliteit van de zorg toeneemt, terwijl de belasting voor het personeel en facilitair management afneemt.

CureTrack werkt, zo blijkt uit de praktijk, ontwapenend eenvoudig. De efficiencywinst begint zodra een gebruiker bij een bed een actie wil gaan inplannen. Dit genereert voor het betreffende bed direct een analyse op basis van parameters als locatie, in gebruik, datum volgende keuring, melding storing endatum periodieke schoonmaak. Tegelijkertijd geeft het dashboard real time informatie over het totaal aantal aanwezige bedden in de facilitaire ruimte en de afgesproken beddencapaciteit per specifieke afdeling.

De gebruiker krijgt direct een melding terug en weet exact wat er met het bed gebeuren moet. Dat voorkomt overbodige handelingen als bijvoorbeeld opmaken met nieuw bedlinnen als het bed toch de afdeling af moet voor een keuring. Blijkt uit de data dat het moment voor periodieke schoonmaak dichtbij is, dan kan deze tegelijkertijd worden uitgevoerd en geregistreerd. Objectieve real time data sturen de logistieke bewegingen aandie dus alleen plaats vinden op basis van aantoonbare behoefte of noodzaak. Iedere afdeling beschikt altijd over voldoende bedden die volgens het protocol zijn onderhouden en schoongemaakt. Afspraken met de onderhoudsdienst van de leverancier van de bedden kunnen op maat worden nagekomen. Dankzij de RTLS nodes blijven alle bedden op de locatie in zicht. Ook voor bedden die voor korte of langere tijd niet in de standaardprocessen meedraaien, blijven onderhoud-en schoonmaakroutines geborgd. Niemand grijpt mis; er bestaat geen langere noodzaak om extra voorraad aan te houden. Tijdelijke inzet van bv obesitas bedden op huurbasis worden ook in het proces meegenomen zodat niet alleen hiermee de hygiëne gewaarborgd is maar ook de doorbelasting bewaakt kan worden. Nog een groot voordeel: het UMCG kan op elk gewenst moment aan de inspectie aantonen dat er niet alleen sprake is van een goed ingericht onderhoud-en schoonmaakprotocol, maar dat dit in de praktijk ook voor 100% wordt nageleefd, in overeenstemming met het Convenant Medische Technologie.

Virtueel magazijn voor infuuspompen

Het UMCG heeft inmiddels een begin gemaakt met de verdere inrichting van logistieke en onderhoudsprocessen met betrekking tot de infuuspompen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van dezelfde automatiseringsprincipes als bij de bedden. Maar er is ook een verschil. CureTrack houdt met zijn modulaire opbouw rekening met het feit dat logistieke processen in ziekenhuizen sterk verschillen per in te zetten categorie medische hulpmiddelen. In tegenstelling tot de ‘beddenmodule’ wordt voor kritische middelen als infuuspompen de ‘virtueel magazijn module’ gebruikt. De RTLS toepassing biedt in dit geval niet alleen inzicht in de aantallen pompen op een afdeling, maar laat ook zien of ze in gebruik zijn. Op basis van de afgesproken aantallen beschikbare pompen per afdeling kan overcapaciteit op afdelingsniveau gebruikt worden om ondercapaciteit op andere afdelingen aan te vullen. Het uitwisselen van pompen wordt geïntegreerd in de bestaande bed-transporten, wat resulteert in substantiële efficiencywinst. De afdeling medische techniek krijgt alle pompen stipt op tijd aangeleverd voor keuringen en storingen ( zonder te lopen of te zoeken) en kan het daadwerkelijke gebruik per afdeling inzien en doorbelasten op afdelingsniveau. Het doel is om de logistieke processen rond infuuspompen per juni 2017 op deze manier te hebben ingericht. Momenteel lopen er ook al diverse aanvragen voor andere productgroepen en toepassingen waar na de zomervakantie 2017 een begin mee gemaakt zal worden.

CureTrack resulteert voor de gebruikers in aanzienlijke kwaliteitsverhoging. Door te sturen op real time informatie neemt de efficiency in de logistieke processen aanzienlijk toe; schoonmaak, onderhoud en keuringen worden beter geborgd, in overeenstemming met het Convenant Medische Technologie. Maar het grootste voordeel is: verdere optimalisering van de patiëntveiligheid in combinatie met steeds verdergaande optimalisering van logistieke processen.

‘Stel je voor. Je voert de indicatie van een patiënt in en kort daarna staan alle medische middelen voor de verpleging klaar om te gebruiken. Schoon, storingsvrij, gekeurd. Dat kunnen we samen mogelijk maken. De techniek is er klaar voor.’

Patiënten hebben nu de garantie dat ze alleen in aanraking komen met bedden en infuuspompen die aantoonbaar in overeenstemming met de hygiëne-en veiligheidsregels zijn onderhouden en schoongemaakt.

Redactie MT-Integraal, “CureTrack levert UMCG logistieke efficiency op basis van real time data”, 3 april 2017. [pdf]